La gestion des dispenses d’adhésion à la complémentaire santé obligatoire

Une mutuelle santé d’entreprise permet à tous les salariés de compléter ses remboursements de frais de santé en complément de la partie remboursée par la sécurité sociale.

Une mutuelle santé d’entreprise

Depuis le 1er janvier 2016, les employeurs du privé doivent proposer à l’ensemble de leurs salariés une couverture complémentaire de santé collective, cependant, ces derniers peuvent demander une dispense dans certains cas réglementés :

Couverture complémentaire

Le salarié dispose déjà une couverture complémentaire ou d’un dispositif d’aide (mutuelle individuelle lors de son entrée dans l’entreprise, complémentaire santé solidaire…)

Couverture collective

Le salarié est déjà couvert par l’intermédiaire, de son conjoint via une couverture collective obligatoire « famille » ou d’une couverture pour laquelle il cotise déjà chez un autre employeur

Contrat à durée déterminée

Le salarié est en contrat à durée déterminée (CDD) d’une durée inférieure à un an

Temps partiel

Le salarié est à temps partiel ou s’il est apprenti et que la cotisation représente 10% au plus de son salaire

Quelles sont les démarches administratives pour le salarié afin de ne pas adhérer à la complémentaire santé proposée par son employeur ?

Le salarié doit remettre des pièces justificatives à son employeur ou à son service des ressources humaines afin de pouvoir bénéficier de la dispense de la mutuelle de santé d’entreprise. Le salarié, qui veut être dispensé, doit :

Exonération

Produire une demande écrite pour être exonéré de l’obligation de s’affilier à la mutuelle d’entreprise

Affiliation

Produire tous les justificatifs nécessaires dans le cas où il serait affilié à une autre complémentaire santé : attestation de l’employeur de mutuelle obligatoire & si le salarié a d’autres employeurs, envoyer le justificatif de la mutuelle

Conjoint

Bénéficier de la mutuelle de son conjoint, il faut une attestation de la mutuelle du conjoint, le salarié est dans ce cas un ayant-droit ​

Renouvelement

Renouveler annuellement les justificatifs & la demande de dispense du salarié en question

L’obligation de l’employeur est de conserver les demandes de dispenses et les dossiers validés afin de les présenter à l’URSSAF en cas de contrôle.

Les contrôles de l’URSSAF et les pénalités

Le Code de la Sécurité sociale prévoit que lorsque le motif du redressement repose sur l’absence de production d’une demande de dispense, le traitement social et fiscal de faveur ne sera remis en cause que pour les salariés concernés.   Dans ce cas, le code prévoit que le redressement est évalué à hauteur de 1,5 de coefficient de majoration, multiplié aux sommes manquantes en cas d’absence de dispense, multiplié par le financement patronal. 

Contexte de notre client pour gérer la dispense des couvertures de santé

Une entreprise de plus de 26 000 salariés en France, un leader mondial du facility management. 

L’activité principale de notre client est de faciliter la vie des entreprises en réalisant les services au sein de ces dernières qu’elles ne considèrent pas comme cœur d’activité pour qu’elles puissent se concentrer sur leurs missions et leur développement. 

Les 5 grandes familles d’activités proposées :

Métiers de la propreté
Services aux occupants
La restauration
Services aux bâtiments
Sécurité et du pilotage global
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Ces grandes familles d’activités sont composées principalement de salariés à situation précaire avec un mouvement de personnel conséquent. 

Dans les services proposés, les contrats des salariés sont des mi-temps ou des missions à court terme, ces derniers peuvent avoir plusieurs contrats avec des employeurs multiples. 

Une gestion des dispenses de complémentaire
santé collective complexe et chronophage

Cette gestion des dispenses de la complémentaire de santé collective pour ses salariés n’amenait aucune valeur ajoutée à notre client et à son service des ressources humaines. 

Les contraintes à gérer ces contrats versatiles avec une multitude d’employeurs étaient :  

Une complexité de suivi des dossiers
Une perte de temps
Des coûts onéreux pour les ressources humaines
Peu de valeur ajoutée
Manque d’innovation des ressources humaines
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La délégation de la gestion des dispenses de la mutuelle santé d’entreprise

Soulager le service des ressources humaines de la gestion des dispenses & Faire des économies aux salariés

Mathieu Naquin

La gestion du mouvement de personnel 

Une mise à jour des mouvements de personnel automatique est facilitée par un dépôt de fichier sur un serveur sécurisé (SFTP).  Notre client nous dépose directement les fichiers de format csv avec toutes les mises à jour afin que Colonna Facility gère systématiquement les nouveaux entrants de façon pro-active. 

01

Les nouveaux entrants

Dès l’arrivée du salarié au sein de l’entreprise cliente, ses coordonnées sont déposées sur le serveur SFTP, Colonna Facility traite immédiatement cette demande afin d’ :  

  1. Envoyer au salarié un courrier explicatif avec les pièces justificatives à envoyer dans le cas de dispense 
  2. Appeler le salarié en question afin de mettre à jour sa mutuelle d’entreprise et lui éviter depayer plusieurs fois sa mutuelle dans le cas d’employeurs multiples 

Colonna Facility relance au bout d’un mois tous les dossiers non clôturés ou non mis à jour avec la dispense signée. 

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Les sortants

Les dispensés de la complémentaire santé collective sont déposés également sur le même format et sur le serveur afin que le service des ressources humaines soit informé. 

Salarié et employeur, gagnant-gagnant, le salarié économise les frais de la mutuelle d’entreprise sur son bulletin de paie et l’employeur ne supporte pas l’abondement patronal.

De l’innovation pour être au plus près du terrain !

Un mouvement de personnel très fort qui empêche les ressources humaines du siège social à gérer efficacement les salariés sur le terrain.

Des équipes de managers de proximité, sondent toutes leurs équipes au niveau local, permettent d’améliorer la mise à jour de la base de données des salariés.

Une gestion des dispenses de mutuelle d’entreprise « sur-mesure » avec une organisation complexe, Colonna Facility a mis à disposition aux managers de proximité une signature électronique des validations de dispense pour les salariés.

Ainsi, le manager de proximité décharge l’administratif de ses collaborateurs grâce à une application présente sur leurs tablettes.

Une délégation de gestion de dispenses de la mutuelle d’entreprise afin qu’employés et employeur soient gagnants sur cette partie administrative obligatoire et contrôlée par l’URSSAF

Mathieu Naquin

Notre accompagnement « clé en main »

Colonna Facility conserve toutes les dispenses de la complémentaire santé d’entreprise, en cas de contrôle URSSAF, nous prouvons en présentant les justificatifs de notre client.  De plus, Colonna facility présente des reportings mensuels, sur les remontées de dispenses, les appels et les mails afin d’être transparents et rigoureux dans la gestion du mouvement de personnel et de gestion des dispenses de la complémentaire santé.